Veri işleme şartları

Telore’de tuttuğunuz kayıtlar — defterleriniz, faturalarınız, giderleriniz, belgeleriniz, bordronuz, banka ve ödeme bağlantılarınızın getirdikleri ve bunlarda yer alan müşterilerinizin, tedarikçilerinizin, çalışanlarınızın, direktörlerinizin ve diğer herkesin kişisel verileri — için veri sorumlusu sizsiniz, biz ise veri işleyeniniziz. Çalışanlarınızın giriş yaptığı hesaplar, Telore’nin güvenliği, faturalandırma, destek ve Telore’nin nasıl kullanıldığı için veri sorumlusu biziz ve gizlilik politikamız uygulanır. Bu şartlar ilkiyle ilgilidir.

Konu: kayıtlarınızdaki kişisel veriler. Nitelik ve amaç: kullandığınız muhasebe hizmetini sunmak için bunları saklamak, düzenlemek, hesaplamak, göstermek ve dışa aktarmak; bağladığınız sağlayıcılardan okumak; göndermemizi istediğiniz belge ve mesajları göndermek; onayladığınız beyanları HMRC’ye ya da Companies House’a vermek. Süre: Telore’yi kullandığınız sürece ve ardından aşağıdaki "Sonunda" bölümündeki süre boyunca. İlgili kişiler: müşterileriniz, tedarikçileriniz, çalışanlarınız, direktörleriniz, hissedarlarınız ve ödeme yaptığınız ya da sizden ödeme alan diğer kişiler. Veri türleri: adlar, iletişim bilgileri, adresler, vergi ve şirket numaraları, banka hesap bilgileri, ödemelerin, faturaların ve giderlerin tutarları ve açıklamaları, ayrıca maaş, vergi kodu ve Ulusal Sigorta numarası gibi bordro bilgileri. Özel nitelikli veri istemeyiz; tuttuğunuz bir kayıt böyle bir veriyi ortaya koyuyorsa — örneğin yasal hastalık ödeneği kaydı — onu yalnızca o kaydın parçası olarak işleriz.

Kişisel verilerinizi yalnızca belgelenmiş talimatlarınızla işleriz. Bu talimatlar; bu şartlar, hizmet şartları, Telore’de yaptıklarınız — kurduğunuz her bağlantı, gönderdiğiniz her belge ve onayladığınız her beyan bir talimattır — ve bizden yazılı olarak istediğiniz diğer her şeydir. Hukuken verileri başka bir şekilde işlemek zorunda kalırsak, hukuk yasaklamadıkça bunu önce size bildiririz. Bir talimatın veri koruma hukukuna aykırı olduğunu düşünürsek size söyleriz ve o talimata uymak zorunda değiliz.

Telore’de verilerinize erişebilen herkes onları gizli tutmakla yükümlüdür. Bir şirkete bakabilen yalnızca adı belli az sayıda personeldir; bunu yalnızca destek vermek, hizmeti güvende tutmak ya da yasal bir yükümlülüğü yerine getirmek için, yalnızca bir gerekçe yazdıktan sonra ve yalnızca okumak için yapabilirler: her bakış kaydedilir ve altı yıl saklanır, bu yolla hiçbir şey değiştirilemez, gönderilemez ya da silinemez.

Birleşik Krallık GDPR’ının 32. maddesinin gerektirdiği, finansal kayıtların riskine uygun teknik ve idari tedbirleri alırız. Bunlar şunları içerir: verilerinizin Birleşik Krallık’ta, Amazon Web Services’in Londra bölgesinde tutulması; Telore’ye ve Telore içindeki her bağlantının aktarım sırasında, veritabanının, saklanan her dosyanın ve yedeklerinin de beklerken şifrelenmesi; her banka ve ödeme bağlantısının kimlik bilgilerinin kendi anahtarımızla ayrıca şifrelenmesi; dosyaların hiçbir zaman herkese açık olmayan özel bir depolamada tutulması ve yalnızca görmeye yetkili olduğunu kanıtlamış birine, 30 dakikada süresi dolan bağlantılarla gösterilmesi; her sorgunun ait olduğu şirketle sınırlanması; personel erişiminin yukarıda anlatıldığı gibi, bir geçiş anahtarı ve ikinci bir doğrulama adımıyla olması; sunuculara açık bir uzaktan girişle değil, yalnızca denetim kaydı tutulan bir yönetim kanalıyla ulaşılması; finansal kayıt, ad ya da sağlayıcı verisi taşımayan hata raporları; günlük yedekler; ve her giriş ile güvenlik olayının kaydı. Bu tedbirleri gözden geçiririz ve değiştirebiliriz, ama hiçbir zaman verilerinizi daha az koruyacak şekilde değil.

Alt veri işleyen kullanmamız için bize genel yetki verirsiniz. Güncel liste, her birinin ne yaptığı, ne aldığı ve nerede tuttuğuyla birlikte telore.com/legal/sub-processors adresindedir. Bir alt veri işleyeni eklemeden ya da değiştirmeden en az 30 gün önce her şirketin sahiplerine e-posta göndeririz. Veri koruma açısından makul gerekçelerle itiraz ederseniz bunu bu süre içinde bize bildirin; itirazınızı karşılamanın bir yolunu bulmaya çalışırız, bulamazsak değişiklik yürürlüğe girmeden sözleşmeyi sona erdirebilir ve sonrasındaki dönem için ödediğiniz ücretlerin iadesini alabilirsiniz. Her alt veri işleyen, verilerinize bu şartlarla aynı korumayı sağlayan yazılı bir sözleşmeyle bağlıdır ve onun yaptıklarından size karşı biz sorumlu kalırız.

Kayıtlarınız Birleşik Krallık’ta tutulur. Bir alt veri işleyen kişisel verileri Birleşik Krallık dışında işlediğinde aktarımı yalnızca Birleşik Krallık hukukunun tanıdığı bir güvenceyle yaparız: Birleşik Krallık yeterlilik düzenlemeleri, Uluslararası Veri Aktarım Sözleşmesi ya da AB standart sözleşme maddelerine ek Birleşik Krallık Eki. Alt veri işleyenler sayfası her biri için hangisinin uygulandığını belirtir.

Telore, bir kişi hakkında tuttuğunuz kayıtları bulmanızı, düzeltmenizi, dışa aktarmanızı ve silmenizi sağlar; bu yüzden kişilerin verileriyle ilgili taleplerinin çoğunu doğrudan siz yanıtlayabilirsiniz. Kayıtlarınızla ilgili bir talep bize ulaşırsa onu gecikmeden size iletiriz ve siz istemedikçe kendimiz yanıtlamayız. Talepleri yanıtlamanıza, veri koruma etki değerlendirmesi yapmanıza ve gerektiğinde Information Commissioner’s Office’e danışmanıza, makul ölçüde yapabildiğimiz kadar yardımcı oluruz.

Kayıtlarınızı etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrenirsek, bunu gecikmeksizin ve her hâlükârda öğrenmemizden itibaren 48 saat içinde şirketin sahiplerine e-postayla bildiririz. Ne olduğunu, bildiğimiz kadarıyla hangi verilerin ve kaç kişinin etkilendiğini, ne yaptığımızı ve ne yapmakta olduğumuzu ve kiminle konuşabileceğinizi söyleriz; kendi bildirim yükümlülüğünüzü 72 saat içinde yerine getirebilmeniz için öğrendikçe sizi bilgilendirmeye devam ederiz. Size bildirmemiz bir kusur kabulü değildir.

"Her şeyi indir" ile istediğiniz zaman her şeyi indirebilirsiniz. Bir şirketi kapattığınızda, kendi kayıt saklama yükümlülüklerinizi yerine getirebilmeniz için kayıtları saklama politikamızın belirlediği süre boyunca salt okunur olarak erişiminizde kalır; daha önce silinmelerini yazılı olarak isteyebilirsiniz. Süre dolduğunda ya da siz talimat verdiğinizde, hukukun saklamamızı zorunlu kıldıkları dışında kayıtları sileriz; bunları yalnızca o amaçla saklarız. Silinen veriler, yedeklerimiz yenilendikçe 35 gün içinde yedeklerden de çıkar.

Bu şartlara uyulduğunu göstermek için makul olarak ihtiyaç duyduğunuz bilgileri size sağlarız ve bunlarla ilgili makul bir yazılı soru listesini yılda bir kez yanıtlarız. Bu yeterli olmadığında ya da bir düzenleyici kurum gerektirdiğinde, siz ya da gizlilik yükümlülüğü altındaki bağımsız bir denetçi; masrafı size ait olmak üzere, en az 30 gün önceden bildirerek, mesai saatlerinde ve diğer müşterilerin verilerini açığa çıkarmayacak şekilde bu şartlara uyumumuzu denetleyebilir.

Hukukun izin vermediği hâller dışında, hizmet şartlarındaki sorumluluk sınırları bu şartlar için de geçerlidir. Bu şartlar ile hizmet şartları kişisel veriler konusunda farklıysa bu şartlar uygulanır.

Bu şartları hukuktaki, hizmetteki ya da alt veri işleyenlerimizdeki bir değişikliği yansıtmak için güncelleyebiliriz. Verilerinizin korumasını azaltan bir değişiklikten önce size e-posta göndeririz ve hiçbir değişiklik onayınız olmadan bunu yapmaz.